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13 de Agosto de 2022

3 desafios que enfrentamos na gestão de escritórios de advocacia

Profissionais liberais, em geral, precisam desenvolver grandes habilidades de gestão para alcançar o sucesso nos negócios. Assim como médicos e dentistas, por exemplo, o advogado é bem preparado para atuar em sua profissão, especialista no estudo do direito, na criação de peças e procedimentos judiciais.

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Mas a gestão de escritórios de advocacia nem sempre é abordada na universidade e merece atenção especial: muitas vezes é no gerenciamento empresarial que se iniciam os problemas. Listamos três desafios e apontamos soluções para profissionalizar a gestão na advocacia.

1. Controle de prazos e atividades do escritório

Não perder prazos judiciais é uma das principais preocupações dos advogados em diferentes níveis de carreira. Mesmo os profissionais de grandes escritórios, que não participam de atividades operacionais, devem criar métodos para gestão de prazos. Alguns escritórios trabalham com agendas compartilhadas no Google e outros utilizam mais de um tipo de controle, como uma agenda do Outlook e outra de papel. Escritórios em um estágio mais avançado de automatização investem em softwares jurídicos como o SAJ ADV. Com ele, os prazos são vinculados às pastas dos processos e podem ser acessados em um calendário. Também é possível consultar o histórico do processo e os documentos relacionados. O sistema facilita a divisão de atividades e o acompanhamento da execução dos processos de gestão de escritórios de advocacia.

2. Gestão Financeira

A gestão de escritórios de advocacia requer conhecimento em administração, uma prática pouco comum entre os advogados. Recomenda-se reservar um percentual dos honorários para a manutenção do escritório, bem como criar um fundo de reserva. Em muitos casos, os advogados retiram todos os recursos oriundos dos honorários do mês, sem considerar os custos do escritório, e fazem aportes de capital no mês seguinte para cobri-los. É necessário prestar atenção em todas as despesas relacionadas ao trabalho, desde o pagamento de custas, deslocamentos, e até cobrança de reembolso de despesas de clientes. Esse controle pode ser feito em planilhas eletrônicas do Excel. Com um software jurídico online, no entanto, é possível acompanhar receitas e despesas de processos, status de inadimplência dos clientes e reembolsos pendentes, além de gerar demonstrativos de resultado e receitas por cliente.

Em escritórios com grande volume de processos e clientes, considere buscar o apoio de um profissional especializado para cuidar das finanças, liberando os sócios dessa função. Com a gestão financeira em dia, os advogados podem se dedicar integralmente às atividades de relacionamento com clientes e prospecção.

3. Relacionamento com clientes

Para a boa gestão de escritórios de advocacia, o bom relacionamento é fundamental. No dia a dia, é importante estreitar a relação com o cliente, ofertando todas as informações necessárias para o acompanhamento de processos. É muito comum não haver registros informatizados de atendimento e até mesmo de clientes, o que dificulta o controle interno e a consulta de dados e do andamento processual. Com um software jurídico online, nada é perdido: todas as referências ficam armazenadas corretamente, com acesso fácil e rápido. Além disso, é possível enviar notificações do que está sendo feito para o acompanhamento dos clientes, como no cumprimento de um prazo processual.

Bônus – Melhore a gestão de escritórios de advocacia e aumente a produtividade

Se tempo é dinheiro, organizá-lo é imprescindível. Com uma boa gestão de tempo, é possível que menos pessoas realizem diversas tarefas. Para isso, invista em ferramentas de gestão que possam dar suporte ao controle da demanda de trabalho, aumentando a produtividade e evitando o retrabalho. Ao criar processos e procedimentos, a gestão de escritórios de advocacia fica facilitada e é possível verificar se a equipe está com funções repetidas. Comece definindo tarefas e cronogramas. Quem ficará responsável pelo acompanhamento de intimações? E pelo controle de prazos? Importante pensar na ligação entre sistemas e resultados. Com isso, o advogado utilizará seu tempo para avaliar as melhores soluções para seus clientes.

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